Virtuelle Poststelle

Wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist, muss bei der elektronischen Übermittlung die Unterschrift durch die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur gemäß § 2 Signaturgesetz ersetzt werden, so dass die gleiche Rechtswirkung wie bei der unterschriebenen Papierform erreicht wird.

Des weiteren sollten Sie solche Nachrichten an die Gemeindeverwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versenden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Um die signierte und ggfls. verschlüsselte E-Mails entgegen zu nehmen, hat die Gemeindeverwaltung Hövelhof eine Virtuelle Poststelle, kurz: VPS, eingerichtet.

Rechtsverbindliche E-Mails können ausschließlich über die Virtuelle Poststelle an die Gemeindeverwaltung Hövelhof gerichtet werden. Dabei handelt es sich um die E-Mail-Adresse: vps@hoevelhof.de

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren:
Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Gemeinde Hövelhof für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Gemeindeverwaltung Hövelhof im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist mit der o.g. VPS nach Maßgabe der hier aufgeführten Rahmenbedingungen eröffnet.

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (E-Mail-Adresse: vps@hoevelhof.de ) der Gemeinde Hövelhof elektronisch an die Gemeindeverwaltung übermittelt werden. Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die "qualifizierte elektronische Signatur" ersetzt.

E-Mails, die an andere E-Mail-Adressen als an die o.g. verschickt werden, haben keine Rechtsverbindlichkeit.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Gemeinde Hövelhof unterstützt.

- S/MIME
Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "Öffentlichen Schlüssel". Dieser steht rechts in der Serviceleiste zum Herunterladen bereit.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Gemeindeverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

- Adobe Acrobat (.pdf)
- Rich Text Format (.rtf)
- Textdateien im Format ASCII (.txt)
- Microsoft Word (.docx)
- Microsoft Excel (.xlsx)
- Microsoft Powerpoint (.pptx)
- Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
- Tagged Image File Format (.tif)
- Graphics Interchange Format (.gif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Gemeindeverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden.

Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Gemeinde Hövelhof und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.

Sollten Sie noch nicht im Besitz einer elektronischen Signatur sein und die Technik daher nicht nutzen können, bitten wir Sie -wie bisher- auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.